29.03 | Ukrainian Procurement Forum 2014 | статья от спикера | Марина Трепова

Марина Трепова, бизнес-тренер, консультант. Партнер Siegel® HR в Украине и СНГ

Как построить систему закупок, позволяющую избежать "авральных закупок"

Для того чтобы минимизировать количество авралов, необходимо подойти к закупочному процессу системно, как подходят системно к любому управленческому процессу. Нужно проанализировать весь процесс закупок, обсудить его со всеми вовлеченными сторонами, проанализировать контракты и сроки их окончания. И на основании полученной информации формировать закупочный Календарь. Закупочный Календарь – это такой документ, который фиксирует основные вехи закупочного процесса (подготовку к выбору подрядчиков, проведение самого процесса выбора подрядчиков, подписание контракта и поставка товаров/услуг). Это контракт между всеми вовлеченными сторонами: отделом закупок, внутренними клиентами, юридическим отделом, финансовым отделом и т.д.

Очень важная деталь – Календарь закупок составляется совместно с теми функциями, которым нужны эти закупки. Он составляется и обсуждается с представителями производства, логистики, HR и другими внутренними клиентами. Также важно обсудить его с юристами и финансовым отделом, чтобы спланировать финансовые потоки и заранее узнать о юридических деталях и «подводных камнях». Это дает большое преимущество, так как документ не получается оторванным от жизни. Вовлечение в работу над Календарем закрепляет договоренности. И уже потом никто не скажет, что не знал, не видел, не понял. Этот документ подписывается всеми и является внутренней документацией компании.

С одной стороны,кажется, что это приносит еще дополнительную бумажную волокиту и отнимает много времени, которое можно потратить на «более нужные дела». Но любой управленец знает, что чем более качественно ты проведешь фазу планирования и анализа, тем легче будет проходить стадию реализации. Поэтому такие инструменты как Календарь закупок и переговоров, допустимые суммы закупки без тендеров, роли, зоны и уровни ответственности в закупочном процессе, а также сам закупочный процесс необходимо прописывать и фиксировать в Закупочной политике компании. Это такой же документ, как ИТ политика, политика безопасности и т.д. Если Закупочная политика будет обязательной к исполнению всеми сотрудниками в компании, тогда можно приблизиться к минимуму авральных закупок. Свести их на 0 не получится, так как все мы работаем в условиях реальной жизни, и будут такие случаи, когда просто необходимо в очень сжатые сроки что-то приобрести. И промедление может привести к большим потерям! Тогда и будет закупка в режиме аврала, но таких закупок должно быть очень немного.

Еще хочу пару слов сказать, что Календарь дает возможность выстроить конструктивные и эффективные отношения с внутренним клиентом. Если такие отношения ранее не были выстроены, то это отличный шанс наладить диалог. Если работа была налажена, тогда с помощью Календаря можно сделать ее еще более эффективной. Ведь Календарь закупок и переговоров выгоден всем! Никто сознательно не хочет работать в постоянном аврале….

Регистрируйтесь уже сейчас! 

Партнер форума:
Yaware.Online - система учета рабочего времени и мониторинга эффективности работы сотрудников за компьютером.

Сервис предоставляет информацию о том, насколько загружены сотрудники, как можно оптимизировать рабочий процесс, какие ресурсы (программы и сайты)  можно отнести к пожирателям рабочего времени.

В среднем Yaware.Online экономит 20% рабочего времени. Уже используется в более 1100 компаниях.

Ваши сотрудники могут успевать больше – убедитесь в этом сами с Yaware.Online.

Протестируйте сервис 14 дней бесплатно в своей компании! 

http://www.yaware.com.ua/

+38 044 360 45 13