Статья от эксперта форума: Планирование и управление нестандартными и срочными закупками, Сергей Тищенко, БИТЛАЙН

За 15 лет существования компании БИТЛАЙН, а это
рекламно-производственная отрасль, у меня появилось множество наработок как планировать и осуществлять закупки. Продукты выпускаемые
моей компанией (объемные буквы, накрышные установки, стелы, вывески, козырьки, лайт-боксы, оформление фасадов, внутреннее оформление,
торговое оборудование и прочее) производятся в очень короткие сроки, в основном от 1 до 3 недель. 


Срок изготовления и монтажа зачастую является самым важным фактором при выборе БИТЛАЙН как подрядчика, к тому же каждый проект индивидуален, со своими материалами в изготовлении, не часто бывают серийные вывески. От того насколько
хорошо планируются закупки и доставки материалов зависит и работа производства, и качество, и сроки сдачи проекта, и в конечном счете дата открытия объекта. В общем, можно сказать что у меня все закупки нестандартные и срочные.  В этой статье я поделюсь своими наработками, надеюсь вы сможете почерпнуть для себя что-то полезное.


Как же справиться со срочностью в закупках?

Одно из решений внедренных в моей компании, это создание и поддержание
минимально необходимого количество материалов на складе, так
называемый лимит материалов. Почему минимального, да потому что
замораживать деньги в материалах как минимум не разумно, а иногда и
губительно для предприятия.  Для его создания пришлось поднять данные
о списании материалов и их закупке за год и вместе с руководителями
производства, снабжения и склада были определены самые ходовые позиции
и их минимальное количество необходимое на складе, для того что-бы
производство могло начать работу мгновенно. Конечно же части
материалов на складе нет, но и простоя нет - пока материал закупается
и доставляется, производство работает. Лимит материалов всегда
пополняется мгновенно вне зависимости от того есть ли заказ на них или
нет.

Нестандартными мы можем называть закупки материалов или услуг, которые
осуществляем очень редко. Каждая закупка, которая делается у
какого-либо поставщика вносится в базу. Таким образом база поставщиков
постоянно дополняется. Поэтому, когда приходит заказ мы можем быстро и
оперативно найти того, кто может нам поставлять эти материалы, и
каждый раз не ищем что-то новое.  Если же это совершенно новый
продукт, то конечно идет поиск, и новый поставщик добавляется в базу.

В моей компании планирование начинается еще в момент получения запроса
от клиента. Снабженец не просто узнает цены на нестандартные материалы
или услуги подрядчиков для реализации проекта, но и сроки поставки или
изготовления. Эти сроки ложатся в основу плана проведения проекта.
Клиент получает в презентации план проведения проекта, где учтены
сроки по закупке и доставке.

Важно, чтобы снабженец разбирался в технологиях производства и мог
консультировать того кто просчитывает и подготавливает проекты к
продаже, тогда он может предложить альтернативный материал, с нужными
качествами,  если нет в наличии того что указано в техническом задании
или сроки по его доставке не устраивают нас.

Закупить материал - это не только оплатить его, но и доставить. Мы
находимся на севере страны в Чернигове, а поставщики, помимо Киева, в
Днепропетровске, Житомире и дальше. Для оперативного проведения
проекта с поставщиками, у которых берем основные материалы мы
заключаем договора об отсрочке платежа, и работаем в основном с теми,
с кем эти договора заключили. Работая по предоплате мы теряем день на
платежи, а для некоторых проектов один день играет очень большую роль.
Конечно, поставщик соглашается на такие условия, если уверен в нашей
кредитоспособности. Поэтому наша компания следит за своевременностью
оплат по условиям договоров.

Огромную роль играют отношения на личном уровне. Доверительные,
дружеские отношения с менеджерами поставщиками помогают нам получить
товар раньше (менеджер задержался на работе и оформил заявку),
получить товар в объеме меньше чем лимит на отпуск (половину листа а
не лист не ходового и очень дорогого материала).

Так же многое зависит и от скорости доставки. Помимо услуг
перевозчиков (Новая почта, ночной экспресс и прочими), а это небольшие
и не хрупкие грузы, мы также пользуемся услугами транспортных
компаний, которые могут догрузить наш товар если у них есть авто в
нужном нам городе, ведь ехать на своей машине это долго и дорого.

Основные крупнейшие поставщики доставляют грузы и сами, но по
определенным дням - это тоже помогает в планировании. Ну а если
срочность высокая и ждать поставку это долго, то приходиться “гнать”
свое авто, но и здесь можно сэкономить: совместить с выездом бригады
на монтаж или разделить затраты на поездку с конкурентами, они тоже
зачастую нуждаются в срочной доставке материалов.

Научившись делать закупки несрочными и не нестандартными мы начинаем
ими управлять и их планировать. Желаю  всем процветания!


Тыщенко Сергей

Соучредитель компании “БИТЛАЙН”

--
дата проведения форума по многочисленным просьбам будущих участников и докладчиков перенесена на 11 октября (суббота).
Место проведения форума:  ул. Смоленская, 31-33, Конференц зал БЦ Инком

Регистрация на форум: http://www.procurement.com.ua/2014/07/registration.html