Ukrainian Procurement Forum: Переход на систему электронных закупок: знаем, где подстелить соломку / статья партнера форума

Крупные украинские компании, вслед за местными представительствами мировых лидеров, осознают необходимость внедрения электронных закупок. Изначально речь идет об обеспечении прозрачности закупочного процесса. Однако аргументы экономии также выходят на первый план, особенно в последнее время.

Принимая решение о переводе закупок в электронную форму, компании в первую очередь следует определиться: создавать собственную электронную торговую площадку (ЭТП) или воспользоваться услугами независимого оператора.

Цена независимости

Согласно опросам, около 30% руководителей отделов закупок предпочли бы проводить тендеры через собственную электронную площадку. Такой выбор сделали, например, украинские компании «Чумак», «Олимп», «Кока-Кола Бевереджис» и многие другие. Однако создание собственной площадки – это дорогое удовольствие, практические недоступное, например, малому и среднему бизнесу. Кроме того, все репутационные риски, связанные с возможными техническими проблемами, безопасностью, человеческим фактором, несет сам заказчик ЭТП (он же – организатор тендеров). Из плюсов стоит отметить то, что при создании собственной площадки легче решить задачу интеграции с уже существующими в компании ИТ-сервисами.

Вместе с тем, очевидны и преимущества сотрудничества с независимыми ЭТП: за меньшую стоимость заказчик получает определенный уровень сервиса и дополнительные опции (например, обучение, дополнительный поиск поставщиков, консультационную поддержку). Также не стоит забывать, что электронные торговые площадки заинтересованы в том, чтобы постоянно развиваться и улучшать качество предоставляемых услуг с учетом потребностей и запросов всех пользователей. Для компании, у которой другой профильный бизнес, развитие ЭТП вряд ли будет важным приоритетом.

Таким образом, для малого и среднего бизнеса выбор очевиден. Что касается крупных компаний, то им стоит обратить внимание на гибридную модель, когда торги проходят на собственной площадке, а информация о них дублируется на популярной внешней ЭТП. Такой подход позволяет расширить перечень поставщиков и получить больше предложений.

Муки выбора

Выбор электронной торговой площадки – процесс непростой. Ведь речь идет не об установке нового ПО на свой компьютер, которое завтра можно удалить, если оно не оправдало ожиданий. Сотрудничество с полнофункциональной площадкой позволит вам вывести бизнес-процессы на новый уровень, контролировать закупки и расходы из любой точки мира, оптимизировать временные ресурсы.

Сегодня на украинском рынке достаточно много предложений от независимых ЭТП, каждая из которых предлагает свою тарифную сетку и набор услуг. На что же следует обратить внимание, изучая преимущества каждой из площадок?

Функционал. Самое главное – убедитесь, что перед вами не «доска объявлений» об объявленных тендерах, а полноценная ЭТП. Только в этом случае вы сможете провести закупку полностью в онлайн-режиме и оценить все преимущества системы электронных торгов.
Среднее количество участников в торгах. Проанализировав этот показатель, вы сможете примерно спрогнозировать, сколько участников сделают предложения по вашей закупке. Также стоит уточнить у представителей ЭТП цифру конкретно по вашему товару / услуге. Если такой запрос останется без ответа, значит поставщиков по данной номенклатуре на площадке пока нет.
Средний процент экономии на торгах. Желательно, чтобы эта цифра была не меньше 10%, т.к. практика показывает, что на электронных торгах экономится в среднем 10-25% от первоначальной цены.
Сервис. Уточните, какой дополнительный сервис вы получите автоматически (рассылка приглашения в ваш тендер, протокол результатов закупки, аналитика). Кроме того, некоторые услуги могут предоставляться менеджерами клиентского отдела (помощь в создании тендерной документации, обзвон и приглашение в тендер ваших поставщиков и т.п.). В идеале с каждой компанией должен работать персональный менеджер.
Количество клиентов. Казалось бы, очень простой критерий – где больше клиентов, там больше возможностей для привлечения новых поставщиков. Однако советуем обратить внимание на количество именно украинских пользователей, ведь работа с зарубежными поставщиками имеет ряд своих особенностей и не всегда целесообразна.